Cách quản lý hàng hóa hiệu quả

Trong tất cả các doanh nghiệp thì việc quản lý hàng hóa là khâu rất quan trọng, nó giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và chiến lược của công ty đó. Vậy, trong một công ty có kho xưởng rộng lớn, chứa đựng rất nhiều hàng hóa có lẽ sẽ là việc kiểm kết, quản lý hàng hóa rất là vất vả, bởi trong quản lý hàng hóa, các khâu quan trọng mà các công ty cần lưu ý chính là:

    + Cần phải theo dõi được chính xác số lượng hàng hóa dự trữ, và cân đối được lượng hàng hóa nhập kho cũng như xuất kho để có được kế hoạch đúng, chính xác cho việc kinh doanh.

   +  Có thể làm sao để theo dõi được lượng hàng hóa xuất đi đúng thời điểm và trước hạn, tránh bị quá hạn, hàng hóa mất giá trị sử dụng

   +  Làm sao để quản lý hàng hóa đúng khoa học nhất, khi cần thiết xuất hàng có thể lấy đúng vị trí lô hàng cần xuất đi.

    + Và một trong những điều quan trọng đó là tránh để bị thất thoát hàng hóa trong kho lưu trữ của công ty.

    +.....vv.....

Có rất nhiều yêu cầu với việc quản lý kho, quản lý hàng hóa, và chỉ khi công việc được sắp xếp một cách khoa học thì mọi việc mới có thể ổn định và dễ dàng hơn với công ty trong việc biết chính xác tất cả các thông tin về hàng hóa của mình.

Chúng tôi đưa ra một số phương pháp tham khảo, có thể phần nào giúp cho các công ty doanh nghiệp có thêm thông tin để quản lý kho hàng, giúp cho mọi công việc kiểm soát được tốt hơn, khoa học hơn và tránh được việc thất thoát, gây tổn thất cho việc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

 Quản lý kho hàng là gì?

Là việc theo dõi, quản lý số lượng và phân loại hàng hóa trong kho. Người làm công việc quản lý kho đòi hỏi phải nắm rõ từng chi tiết cụ thể về số lượng hàng hóa trong kho, lưu lượng hàng còn bao nhiêu, cần nhập thêm hàng là bao nhiêu? trong ngày, trong tuần, trong tháng và trong quý xuất ra bao nhiêu hàng. Thêm nữa, việc quản lý cần phải biết thêm là trong trong kho có bao nhiêu loại hàng, chi tiết cụ thể của các loại hàng hóa đó ra sao? Vị trí đặt và lưu trữ của từng mặt hàng phải được nắm rõ để hỗ trợ kịp lúc khi cần xuất hàng...Tất cả những việc trên giúp cho người quản lý kho hàng cũng như công ty nắm rõ được tổng thể hàng hóa trong kho là những loại gì, cung cấp cho thị trường như thế nào để có cách cân đối hợp lý, tránh cho lượng hàng hóa không bị tồn quá nhiều và cũng không bị quá ít khi cháy hàng, từ đó mà giúp cho việc kinh doanh được đảm bảo ổn định, việc vận hành doanh nghiệp được trơn tru hơn.

Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

1- Quản lý kho theo từng khu vực

    Phương thức này cần phân chia kho hàng ra thành nhiều phần khác nhau, mỗi phần sẽ là một dạng hàng hóa đặc trưng hoặc theo phân loại bất kỳ nào đó mà công ty quy định. Phương pháp phân chia theo từng khu vực này cần đánh dấu một cách thứ tự trong bảng quản lý, để dựa theo sơ đồ tương ứng với vị trí của kho mà có thể biết chính xác vị trí, tên gọi và thực trạng của tưng loại mặt hàng.

Hàng hóa có thể được sắp xếp, phân chia theo khu vực, theo từng bậc kệ.

    Phương thức này có thể bố trí theo chiều rộng của kho hoặc theo tầng kệ, tùy theo từng khâu mục, mặt hàng mà công ty có. Dựa trên phương thức này, việc xuất nhập hàng cũng dễ dàng và thuận tiện hơn, xe nâng và đội ngũ bốc dỡ cũng không gặp bất cú khó khăn nào trong công việc. Từ đó sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn cho việc quản lý kho và thuận lợi hơn cho người quản lý.

2 - Hình thức thứ 2 chính là quản lý bằng thẻ kho/ sổ kho

Đây là một hình thức quản lý hàng hóa thông qua nhập sổ theo dõi, thông qua số liệu hàng hóa trong kho bao nhiêu, hàng xuất ta bao nhiêu và hàng nhập vào bao nhiêu, tất cả đều thông qua thẻ kho hay còn gọi là sổ kho. Hình thức này như kiểu lập phiếu kiểm kê và có sự theo dõi chặt chẽ của thủ kho, kế toán trưởng và giám đốc. Các công ty có thể thông qua từng loại hàng hóa mà có cách lập thẻ kho khác nhau, bao gồm cả thẻ xuất và thẻ nhập hàng hóa. Dưới đây là một số mẫu biểu chúng tôi có thể cung cấp cho các công ty tham khảo.

Mẫu sổ kho ban hành theo thông tư số 200/2014 của bộ tài chính.

Tùy theo từng công ty và từng loại hàng hóa mà có cách lập thẻ kho cũng khác nhau.

Phiếu nhập kho theo thông tư 133/2016 của bộ tài chính.

Phiếu xuất kho theo thông tư 200/2014 - BTC.

Việc lập thẻ kho như vậy sẽ giúp cho công ty dễ dàng kiểm soát theo dõi lượng hàng của mình, trong trường hợp xảy ra biến động hàng hóa cũng dễ dàng xử lý tình huống. Khi nhiều thẻ kho được lập sẽ được đóng thành quyển dày theo từng tháng hoặc từng quý gọi là sổ lưu kho. Với hình thức này, hy vọng có thể hỗ trợ các công ty 1 cách tham khảo hưu ích.

3- Quản lý hàng hóa bằng mã vạch.

Đây là một trong những cách quản lý thông minh nhất trong việc quản lý hàng hóa thời hiện đại. Khi mã vạch ra đời, nó cũng được dựa trên những thông số về sự quản lý, nên khi tất cả các mã vạch được áp dụng trên các hàng hóa, nó sẽ mang lại cho người quản lý những thông tin chính xác nhất. Khi các kiện hàng được dán mã vạch, tất cả đều được lưu trữ rõ ràng trên máy tính hoặc bất cứ một phương tiện điện tử thông minh nào chuyên dụng cho quản lý hàng hóa của công ty. 

Có rất nhiều dạng thông số, mã vạch mà các công ty có thể áp dụng.

Cùng với độ chính xác cao thì phương thức dùng mã vạch cũng dễ dàng quản lý hàng hóa tốt hơn.

Với phương thức này, chỉ cần nằm rõ các mã vạch của hàng hóa và lưu trữ đầy đủ trên máy tính, khi cần thiết có thể kiểm tra được lượng hàng hóa trong công ty còn là như thế nào, xuất ra bao nhiêu và nhập vào bao nhiêu, tất cả đều hiển thị thông số rõ ràng và cụ thể.

4- Quản lý hàng hóa bằng việc kiểm tra kho thường xuyên.

Cho dù có áp dụng máy móc và bất kỳ một phương pháp quản lý hữu hiệu nào đi nữa, thì việc kiểm tra định kỳ vẫn luôn là hết sức cần thiết. Tuy là máy móc có sự đa năng nhưng vẫn có nhiều vấn đề phải đích thân người quản lý kiểm tra và giám sát. Việc kiểm tra định kỳ có thể 1 tuần, hằng tháng hoặc hằng quý. Việc kho chứa hàng càng lớn thì việc kiểm tra lại phải thường xuyên hơn.

Kiểm tra hàng hóa bằng yếu tố nhân sự luôn là cần thiết và sát thực.

Việc kiểm tra thường xuyên như vậy thứ nhất để kiểm tra nhân sự, cũng là để quan tâm đến những anh em làm việc tại kho hàng, thứ hai là kiểm tra thời hạn những kho hàng, kiểm tra chỗ để hàng, kệ, ballet có bị hư hỏng gì không? hàng hóa có bị mối mọt không? Kiểm tra xem lượng hàng trong kho và số liệu xuất, nhập kho có ứng khớp với số liệu báo cáo của kế toán không? Và một điều quan trong nữa là nắm bắt thực tế về hàng hóa để quyết định có đưa ra chính sách xả hàng, on sale hay không cho phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

5- Cẩn thận trọng việc chọn lựa nhân sự coi sóc kho.

Đây là một trong những yếu tố hết sức quan trọng, vì nhân sự coi sóc kho chính là người gắn kết trực tiếp với hàng hóa trong kho. Trong mục chọn nhân sự cho việc trông coi hàng hóa thì yếu tố đâu tiên được đặt lên hàng đầu là sự chân thực và trung thành, phải đảm bảo được nhân sự đó có thể tin tưởng được, không có sự dối lừa, tuồn hàng hóa ra ngoài.

Các nhân sự coi sóc kho hàng phải được quan tâm và chú ý đúng quy định để nâng cao trách nhiệm.

Tuy nhiên, việc yêu cầu tố chất nhân phẩm, trách nhiệm cũng phải được đi đôi với quyền lợi, cần phải có chế độ đãi ngộ, chăm sóc đời sống vật chất cũng như tinh thần cho nhân sự coi sóc và quản lý kho. Khi mọi quyền lợi được hỗ trợ, người ta sẽ toàn tâm toàn ý cho công việc được giao với một trách nhiệm cao hơn.

6 - Quản lý bằng việc lắp đặt Camera.

Đây là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành nhà kho chứa hàng hóa. Cùng với những phương thức quản lý khác, Camera được lắp đặt như một phương thức song hành, giúp người quản lý có thể chú ý được những khu vực quan trọng mọi lúc mọi nơi để có những phương án, chỉ đạo nhân sự kịp thời. Thông qua Camera, nhân sự quản lý kho có thể trích xuất dữ liệu trong quá khứ từ bộ nhớ máy tính để giải quyết vấn đề khi có tình huống nào đó xảy ra.

Dùng Camera sẽ giúp cho việc quản lý hàng hóa trong kho được thuận lợi hơn.

Việc lắp đặt Camera sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý được những vị trí khuất trong kho hàng mà mắt thường con người ít khi chú ý đến, giúp nâng cao mức độ an toàn về hàng hóa, cũng có thể cảnh báo kịp thời sự cố giúp nhân sự linh hoạt giải quyết vấn đề. Ngoài ra thì việc lắp đặt Camera còn có tác dụng thúc đẩy nhân sự làm việc, nâng cao năng suất hơn cho doanh nghiệp.

7 - Việc bố trí sắp xếp và quản lý hàng hóa có khoa học.

Cách thức này ngoài công hiệu như việc bố trí hàng hóa theo khu vực ra, thì nó còn có hiệu quả bởi yếu tố con người. Mọi công đoạn sẽ được phân phúc qua từng bộ phận như: Kiểm hàng và phân loại, Dán nhãn và kiểm tra số lượng, bốc dỡ và sắp xếp, lưu kho và quản lý..vv... Mỗi khâu được liên kết với nhau và đều có người đứng đầu, chịu trách nhiệm hoàn toàn cho công việc của cả nhóm. Có sự phân khúc công việc như vậy mọi việc quản lý sẽ được rõ ràng cụ thể, việc vận hành kinh doanh sẽ được trơn tru hơn.

Trách nhiệm sẽ được giao cho từng khâu, từng bộ phận trong quá trình quản lý kho hàng.

Thêm nữa là mỗi khâu đều phải chịu trách nhiệm riêng, nên người đứng đầu sẽ phải quản lý chặt chẽ, đôn đốc công việc, khiến cho quá trình quản lý càng trở nên chặt chẽ và năng suất lao động được nâng cao. Khi lợi nhuận công ty tăng sẽ kéo theo quyền lợi nhân sự được hưởng sẽ tăng lên theo, như vậy sẽ khuyến khích được mọi người hăng say làm việc.

8- Mua phần mềm quản lý kho xưởng.

Cách thức quản lý hàng hóa ngày nay cũng như các khâu khác trong toàn bộ guồng máy kinh doanh của doanh nghiệp, đều phải sử dụng thông qua máy móc, tính toán kỹ thuật và phần mềm...Có phần mềm bán hàng, phần mềm tài chính...Còn quản lý kho có phần mềm lưu kho. Sử dụng phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp đỡ tốn nhiều phương thức ghi nhớ vì những con số hàng hóa không hề nhỏ, đó là những con số khổng lồ với những phương thức tính toán phức tạp, và chỉ có phần mềm mới có thể đảm nhận được.

Sử dụng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp nghi nhớ được dễ dàng hơn với những con số khổng lồ.

Có nhiều loại phần mềm khác nhau và mức giá khác nhau cho doanh nghiệp sử dụng.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm được bán, tùy theo từng mức giá cả khác nhau, cách thức sử dụng và hiệu quả mà doanh nghiệp có thể lựa mua cho mình một phần mềm phù hợp.

9 - Phương thức kế toán FIFO và LIFO.

Đây là phương pháp sử dụng thành ngữ kế toán để kiểm soát hàng hóa, phương pháp này sẽ mang lại những hiệu quả thiết thực trong việc quản lý, chúng ta có thể điểm qua từng phương pháp.

    + FIFO ( First In, First Out) thành ngữ này được dịch từ tiếng Anh ra có nghĩa là nhập trước, sẽ ra trước, dùng để áp dụng cho những hàng hóa trong kho khi nhập vào đầu tiên sẽ được lưu trữ ở nơi thuận tiện để có thể sắp xếp là những lô hàng được xuất đi đầu tiên, với phương pháp này sẽ tránh được hàng hóa tồn đọng lâu ngày.

Hình ảnh mô tả của hình thức quản lý hàng hóa theo phương pháp FIFO.

    + LIFO ( Last In, First Out) Thành ngữ này có nghĩa là vào sau, nhưng ra trước, có thể áp dụng cho những hàng hóa gấp rut để chuyển đi, hoặc xuất hàng ngay, thường sẽ được lưu giữ ở những nơi thuận lợi để có thể trung chuyển ngay lập tức. 

Hình ảnh mô tả của phương thức quản lý hàng hóa theo phương thứ LIFO.

10 - Phương pháp SKU

SKU là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Stock - Keeping Unit, dịch ra tiếng Việt nghĩa là " Đơn Vị Lưu Kho". Một cách dễ hiểu là các doanh nghiệp sẽ dùng phương pháp này như là một loại mã vạch bao gồm chữ và số dùng để phân loại các mặt hàng tồn kho.

Mô hình quản lý kho theo phương pháp SKU.

Một SKU nên gồm các yếu tố sau đây:

Tên nhà sản xuất hay còn gọi là thương hiệu

Mô tả sản phẩm

Ngày mua hàng

Kho lưu trữ

Kích cỡ sản phẩm

Tình trạng sản phẩm

Tất cả các yếu tố trên kết hợp lại gọi là phương pháp SKU.

11- Phương pháp thuê kho quản lý.

Đây cũng là phương pháp đơn giản nhất và đỡ phải mất nhiều thời gian cho những hình thức quản lý kho. Tất cả mọi chi phí quý khách hàng phải trả là tiền thuê kho xưởng hằng tháng để sản xuất hay lưu trữ hàng hóa. Một công ty chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê kho xưởng như vậy chính là công ty TNHH Toàn Việt Real. Với nhiều vị trí, diện tích cho thuê từ 200m2, 300m2, 500m2,...vv.. cho đến nhiều hơn nữa, và dưới nhiều hình thức quản lý khách nhau, chúng tôi đều có thể hỗ trợ cho khách thuê.

Thông tin liên hệ của công ty Toàn Việt Real.

Để hiểu rõ hơn thông tin trong việc thuê kho, quý khách vui lòng gọi số hotline bên dưới

Mr Biển - 0913105544

Mr Biển - 0939 287 389