Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng một cách hiệu quả.

1 - Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả.

Trong một doanh nghiệp, vấn đề quản lý hàng hóa trong kho là vô cùng quan trọng, nó giúp cho chủ doanh nghiệp có thể nắm rõ được lượng hàng hóa của công ty mình là như thế nào? lượng hàng tồn hằng tháng, hàng quý là bao nhiêu. Bên cạnh đó, quy trình quản lý kho hàng hiệu quả còn giúp chủ doanh nghiệp có thể biết được tình hình sản xuất tạo ra sản phẩm là như thế nào? hoặc lượng hàng nhập vào, xuất ra là như thế nào? nhanh chậm ra sao? lượng hàng tồn kho ra sao để từ đó có phương án kinh doanh hợp lý cho doanh nghiệp mình.

Trong quá hỗ trợ tư vấn khách hàng cũng như cho thuê kho xưởng tphcm, chúng tôi có những lần tiếp xúc với các chủ doanh nghiệp và có thể tìm hiểu thêm vể quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng sao cho hiệu quả nhất, đây cũng là một trong những giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp có được sự dễ dàng trong quản trị kinh doanh hơn, một trong những giải pháp không thể thiếu trong chiến lược phát triển dài lâu trong sản xuất và kinh doanh của công ty.

Sơ đồ quản lý kho hàng trong doanh nghiệp.

2 - Quy trình quản lý kho hàng như thế nào?

    2.1 - Quản lý hàng nhập vào.

        2.1.1 - Quyết định nhập hàng của ban lãnh đạo.

        Dựa trên quá trình sản xuất hoặc kinh doanh mà doanh nghiệp có nhu cầu nhập nguyên vật liệu hoặc hàng hóa bất kỳ. Việc nhập kho này đòi hỏi phải được quản lý sát sao và có khoa học ngay từ những bước đầu tiên của quy trình sản xuất kinh doanh. Số lượng hàng hóa hay số lượng nguyên vật liệu đầu vào phải được thông qua quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp và có chữ ký xác nhận để có thể đảm bảo lượng hàng nhập vào đủ dùng cho hoạt động của doanh nghiệp, tránh việc bị thiếu hụt dẫn đến thời gian chờ và đình trệ sản xuất, cũng không quá dư để bị hư hoại do thời gian. Bộ phận kế toán của doanh nghiệp sẽ hỗ trợ vào việc quản lý lượng hàng hóa nhập vào, và bố trí theo phương pháp FIFO hoặc LIFO tùy theo chính sách của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

( Các doanh nghiệp có nhu cầu thuê kho quận 7 vui lòng liên hệ chúng tôi - SĐT 0913 105544).

       2.1.2 - Công cụ theo dõi hàng nhập.

        Quá trình quản lý hàng hóa đầu vào cũng được sử dụng bằng nhiều phương pháp khoa học để quản lý, một trong những phương pháp đó chính là dùng thẻ kho. Thẻ kho là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất giúp cho ban giám đốc có thể theo dõi sát sao và trực tiếp lượng hàng hóa nhạp vào qua từng giai đoạn thời gian cụ thể mà đưa ra những lệnh chỉ đạo kịp thời.

       2.2 - Nhập hàng và ghi sổ.

        Khi lệnh nhập thêm hàng hóa được ban ra kèm theo thẻ kho được đưa xuống quản lý kho, thủ kho sẽ liên hệ nhà cung cấp hàng hóa, ấn định thời gian và bố trí nhân sự nhập hàng. Số lượng hàng hóa nhập vào cũng sẽ được thủ kho ghi chép lại cụ thể một cách chi tiết nhất, bố trí vị trí tập kết hàng hóa có khoa học nhất và sau đó gửi số liệu trở lại phòng kế toán và ban giám đốc. Tất cả mọi quy trình nhập hàng đều được ghi chép và xác nhận rõ ràng qua từng bộ phận kiểm soát và xử lý số liệu trong công ty trước khi trình giám đốc ký xác nhận và lưu kho. Với cách làm rõ ràng và khoa học như thế sẽ giúp tránh thất thoát hàng hóa mà gây tổn thất cho quy trình sản xuất kinh doanh.

    3 - Quá trình lưu kho

    3.1 - Hàng hóa cần được quản lý chặt chẽ và có tính khoa học.

Đây là quá trình quản lý chặt chẽ lượng hàng hóa đã nhập vào kho và lượng hàng hóa mà công ty sản xuất ra và đang chờ để xuất kho, bán ra thị trường. Quy trình quản lý kho hàng ở gian đoạn này cần một sự sắp xếp khoa học nhất để tránh bị nhầm lẫn hàng hóa, có thể tham khảo cách quản lý hàng hóa hiệu quả mà chúng tôi đã trình bày. Trong giai đoạn quản lý hàng trong kho hoặc tồn kho này có thể được áp dụng bởi nhiều phương pháp khác nhau mà tùy theo từng doanh nghiệp lựa chọn, như quản lý hàng hóa theo phân loại khu vực và vị trí, quản lý lý hàng hóa theo mã vạch, quản lý hàng hóa bằng cách lắp đặt camera theo dõi..vv...

Hàng hóa trong kho cần được quản lý một cách khoa học nhất.

 Trong quá trình lưu trữ hàng hóa, sự kiểm tra bằng nhân sự cũng được thực hiện thường xuyên theo một thời khóa biểu cụ thể. Việc quản lý trực tiếp của thủ kho sẽ có tác dụng chặt chẽ hơn đối với hàng hóa, giúp phát hiện kịp thời những lô hàng nào không đạt tiêu chuẩn chất lượng, kiểm tra được sự hủy hoại hàng hóa do tác động khách quan của môi trường hoặc thời tiết. Bên cạnh đó, khi thủ kho kiểm tra trực tiếp cũng sẽ hỗ trợ kịp thời công việc cho các nhân sự khác trong kho, đồng thời khuyến khích nhân sự làm việc tốt hơn.

    3.2 - Cần quản lý chặt chẽ trong công tác phòng chống cháy nổ.

Số liệu hàng hóa lưu trữ trong kho cũng luôn luôn phải được cập nhật thường xuyên, ghi chép và báo cáo lại cụ thể đối với các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp. Trong quá trình lưu trữ hàng hóa, các yếu tố về an toàn và bảo quản hàng hóa phải luôn được tối ưu hóa, vấn đề phòng tránh cháy nổ luôn luôn phải được kiểm tra và ngăn chặn hàng đầu. Để bảo vệ tốt hàng hóa và tài sản của công ty lẫn việc bảo vệ con người, thì doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt những quy đinh phòng cháy chữa cháy nhà xưởng. Có như thế mới đảm bảo được tốt quá trình sản xuất kinh doanh và tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp.

    3.3 - Thực hiện tốt 5S trong khâu quản lý kho hàng.

Trong quá trình quản lý hàng hóa trong kho, bản thân thủ kho cũng như những nhân sự bên dưới cần phải có trách nhiệm cao trong việc thực hiện 5S. Tiêu chuẩ 5S trong kho xưởng chính là Sàng Lọc - Sắp Sếp - Sạch Sẽ - Săn Sóc - và Sẵn Sàng, quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết 5 S là gì trong quản lý hàng hóa tại kho xưởng. 

Thực hiện 5S thường xuyên cũng giúp cho việc quản lý kho hàng đạt hiệu quả tốt nhất.

Áp dụng tốt các quy tắc cần thiết trong quản lý hàng hóa trong kho sẽ giúp doanh nghiệp vận hành sản xuất thuận lợi hơn và tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho khâu chuẩn bị hoặc xuất hàng hóa bán ra ngoài thị trường.

4 - Quá trình xuất hàng hóa.

Đây là khâu cuối trong quy trình quản lý kho hàng của doanh nghiệp, sau tất cả các công đoạn trong kho xưởng thì hàng hóa cuối cùng cũng được xuất ra để bán vào thị trường. Trong khâu xuất hàng này, đòi hỏi thủ kho phải quản lý chặt chẽ để tránh bị thất thoát hàng hóa, và gây hậu quả đáng tiệc cho doanh nghiệp.

    4.1 - Kiểm tra lại tổng lượng hàng chuẩn bị xuất.

        Khi xuất hàng, thủ kho và các nhân sự liên quan cần phải kiểm kê lại tỉ mỉ và cẩn thận lượng hàng trước khi cho xuất kho. Số liệu này sẽ được báo cáo lên ban giám đốc và sẽ có bộ phận kiểm soát kiểm tra lại để đảm bảo số liệu cũng như tránh thất thoát hàng hóa đáng tiếc. Quá trình xuất hàng hóa này được thực hiện thông qua bộ phận kế toán và ban giám đốc phê duyệt, vì còn phụ thuộc vào phương án Nhập trước- xuất trước ( FIFO) hay là nhập trước- xuất sau ( FILO).

    4.2 - Lập phiếu xuất kho.

        Khi lệnh xuất kho đã được thông qua ban lãnh đạo, bộ phận kế toán sẽ làm phiếu xuất kho và được chuyển xuống thủ kho để xuất hàng hóa. Căn cứ trên số liệu ghi trên phiếu, vị trí và lô hàng cụ thể mà thủ kho cũng như những nhân sự khác có thể tiến hành một cách chính xác những lô hàng cần xuất.

    4.3 - Kiểm kê hàng hóa.

        Sau khi hàng hóa được thống kê để chuẩn bị xuất bán vào thị trường, một lần nữa sẽ được bộ phận kiểm tra giám sát lại để đảm bảo hàng hóa xuất ra được đủ số lượng. Bên cạnh đó chất lượng cũng được ưu tiên hàng đầu vì ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp nên phải đảm bảo chỉ có những hàng hóa tốt, chuẩn chất lượng mới được xuất đi, còn những hàng hóa kém chất lượng, lỗi phải được loại ra. Đó là những lý do vì sao hàng hóa phải được kiểm kê lại cụ thể và cẩn thận.

    4.4 - Báo cáo số liệu.

        Tất cả các đơn hàng xuất ra đều được ghi chép lại số liệu cụ thể từng chi tiết một và thông qua bộ phận kế toán thông kê và báo cáo trở lại ban giám đốc để nắm tình hình và ký xác nhận. Tất cả quy trình trên có thể thông qua thẻ kho hoặc một số phương pháp hữu hiệu khác, ví dụ phần mềm quản lý kho...

Các hàng hóa cần được báo cáo số liệu đầy đủ khi xuất kho.

Bên trên là toàn bộ quy trình quản lý kho hàng hiệu quả mà chúng tôi có thể giới thiệu đến quý doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc training cho nhân sự làm việc trong kho là hết sức quan trọng và cần thiết vì sẽ giúp nhân sự kho cập nhật kiến thức thường xuyên và nâng cao được nghiệp vụ quản lý kho hàng giúp cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp đạt ngưỡng tốt nhất.

5 - Tổng kết.

Như vậy, chúng tôi vừa trình bày cụ thể về quy trình quản lý kho hàng sao cho hiệu quả và khoa học nhất, giúp cho doanh nghiệp có thể vận hành công việc một cách trơn tru và mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp cho chiến lược kinh doanh phát triển thuận lợi

Ngoài ra, chúng tôi còn cho thuê kho xưởng tphcm với những dịch vụ hỗ trợ xuất nhập hàng hóa theo yêu cầu của quý khách.Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cho thue nha xuong bình duong, cho thue nha xuong long an, cho thuê kho nhỏ tphcm ...vv..  Nên khi cần, quý khách có thể liên hệ trực tiếp với công ty TNHH Toàn Việt Real chúng tôi qua SĐT 0913105544 - 0939 287 389.